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자동화 견적서에는 없는 줄이 있습니다
자동화에 드는 시간을 물으면 보통 만드는 시간으로 답합니다. 그런데 실제로 쓰다 보면 시간은 다른 데서 더 나옵니다. 견적서에는 없고 영수증에는 붙는 줄을, 맡기기 전에 미리 적어 보는 방법입니다.
세 줄 요지
- 자동화의 견적에는 만드는 시간이 적힙니다. 실제로 쓰면 예외 처리, 다시 확인, 바뀔 때마다 고치는 시간이 뒤에 붙습니다.
- 저희도 이번 주에 성과 대시보드를 자동화하면서 그런 줄을 두 번 만났습니다. 두 번 모두 오류 메시지 없이 그럴듯한 숫자를 냈고, 사람이 대조하다가 찾았습니다.
- 그래서 맡기기 전에 다섯 줄을 먼저 적어 봅니다. 자주 반복되는지, 기준을 적을 수 있는지, 자료가 한곳에 있는지, 틀리면 누가 알아채는지, 바뀌면 누가 고치는지.
자동화하면 얼마나 걸리느냐고 물으면, 보통 만드는 시간으로 답합니다. 이틀, 일주일, 한 달.
그런데 자동화를 실제로 써 보면 시간이 다른 데서 더 나옵니다. 처음 보는 예외를 처리하고, 결과가 맞는지 다시 확인하고, 양식이 바뀔 때마다 고치는 시간입니다.
견적서에는 없지만 영수증에는 붙는 줄입니다. 이 글은 그 줄을 맡기기 전에 미리 적어 보자는 이야기입니다.
만드는 시간만 보고 맡겨도 괜찮을까요?
견적에 적히는 줄, 영수증에 붙는 줄
요즘 SNS에는 하루 만에 만든 자동화 이야기가 많습니다. 같은 자리에 만든 뒤가 더 오래 걸린다는 후기도 함께 올라옵니다.
둘 다 맞는 이야기에 가깝습니다. 만드는 일과 쓰는 일은 다른 시간이기 때문입니다.
견적에 적힌 것
“만드는 데 이틀.”
도구를 고르고, 연결하고, 한 번 돌려 보는 시간입니다. 눈에 보이고 셀 수 있습니다.
영수증에 붙는 것
“예외 처리, 다시 확인, 바뀔 때마다 수정.”
만든 뒤에 생기는 시간입니다. 처음에는 보이지 않고, 쓸수록 쌓입니다.
이번 주 저희 영수증에 붙은 줄
저희도 이번 주에 주간 성과 대시보드를 자동화했습니다. 홈페이지 방문과 SNS 반응을 매일 아침 한 장에 모으는 일입니다. 만드는 일은 하루 안에 끝났습니다.
만든 뒤에 두 줄이 붙었습니다. 하나는 방문 경로를 나누는 규칙이 ChatGPT에서 온 방문을 SNS 방문으로 세고 있던 일입니다. 주소 chatgpt.com 안에 들어 있는 t.co라는 글자를 트위터의 짧은 주소로 읽은 것이었습니다.
다른 하나는 Threads 답글 수에 저희가 직접 이어 붙인 글이 섞여 있던 일입니다. 독자가 단 답글이 아니었습니다.
두 번 모두 오류 메시지는 없었습니다. 숫자는 그럴듯했고 화면도 정상이었습니다. 사람이 숫자를 하나씩 대조하다가 찾았습니다.
자동화는 틀려도 조용합니다.
맡기기 전에 적어 보는 다섯 줄
그래서 저희는 일을 맡기기 전에 영수증부터 그려 봅니다. AIWorks Method의 첫 단계인 업무진단에서 보는 것과, 만든 뒤 운영 단계에서 보는 것을 다섯 줄로 줄였습니다.
- 자주 반복되는가. 매일, 매주 돌아오는 일이어야 만든 시간을 되찾습니다.
- 기준을 한 줄로 적을 수 있는가. “그때그때 봐서”인 일은 기준부터 적어야 합니다.
- 필요한 자료가 한곳에 있는가. 메일과 단톡방과 엑셀에 흩어져 있으면 모으는 일이 먼저입니다.
- 틀리면 누가 알아채는가. 결과를 볼 사람과 보는 시점을 정해 둡니다.
- 바뀌면 누가 고치는가. 양식도, 담당자도, 도구도 바뀝니다.
앞의 세 줄은 「“자동화해 주세요”를 들으면, 만들기 전에 세 가지를 봅니다」에서 업무진단으로 풀어 적었습니다.
AX · FDE다섯 줄을 혼자 채우기 어렵다면, 지금 하는 업무 하나만 알려 주세요. 무료 AI 업무진단에서 빈 줄부터 함께 봅니다.
BEFORE AUTOMATION
견적서를 보기 전에, 영수증을 먼저 그려 보세요.
만드는 시간 옆에 예외 처리, 다시 확인, 고치는 시간을 한 줄씩 적어 보면 맡길 일과 아직 사람이 할 일이 갈립니다.
빈 줄이 많을 때
다섯 줄 가운데 비어 있는 줄이 많다면, 그 일은 아직 자동화보다 정리가 먼저입니다. 기준을 적고, 자료를 모으고, 확인할 사람을 정하는 일입니다.
정리가 끝난 일이라야 자동화한 뒤에 고칠 곳도 분명해집니다. 어디가 틀렸는지 알아야 고칠 수 있기 때문입니다.
맡기고 싶은 일 하나를 다섯 줄에 넣어 보세요.
비어 있는 줄이 어디인지 알면 무엇부터 할지도 보입니다. 막히는 줄이 있다면 아래 무료 AI 업무진단에서 그 줄부터 함께 보겠습니다.
AIWorks의 해석AIWORKS VIEW
AIWorks LAB은 자동화의 비용을 만드는 시간보다 만든 뒤의 시간으로 봅니다. 예외 처리와 확인과 수정이 적게 드는 일부터 맡기는 것이 결국 시간을 아낀다고 생각합니다.
다섯 줄은 저희가 업무진단과 운영에서 보는 기준을 줄인 것입니다. 효과를 숫자로 검증한 방법은 아닙니다.
자동화를 맡기기 전에, 지금 하는 업무부터 점검해 보세요.다섯 줄 가운데 비어 있는 줄을 알려 주시면, 무료 AI 업무진단에서 그 줄부터 함께 채웁니다. 지금 하는 업무 하나만 적어 주셔도 됩니다.
내 업무 무료 진단하기자주 묻는 질문
- 자동화하면 시간이 꼭 줄어드나요?
- 일에 따라 다릅니다. 자주 반복되고 기준이 분명한 일은 줄어들 가능성이 큽니다. 예외가 많거나 자료가 흩어진 일은 만든 뒤에 확인하고 고치는 시간이 더 들 수 있습니다.
- 다섯 줄 중 비어 있는 줄이 있으면 자동화하지 말아야 하나요?
- 그 줄을 먼저 채우는 것을 권합니다. 기준을 적고, 자료를 모으고, 확인할 사람과 고칠 사람을 정하면 자동화할 수 있는 일이 됩니다.
- 업무진단은 무엇을 하나요?
- 현장의 업무와 사용자, 불편의 원인, AI로 옮길 수 있는 일인지를 봅니다. 무엇을 만들지는 그 뒤에 정합니다.
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